कैटरीना तूफान। तूफान रीटा। तूफान विल्मा। कुछ महीने पहले ही इन तूफानों ने लाखों लोगों की जिंदगी बदल दी थी। यहां तक कि अगर आपने उन तूफानों से प्रभावित क्षेत्रों में काम नहीं किया, तो शायद आपने खाड़ी क्षेत्र की फर्मों को उत्पाद भेज दिया - या उनसे उपज प्राप्त की। क्या आपको लगता है कि आप इन प्राकृतिक आपदाओं से प्रभावित नहीं हुए थे?
अब, उस विचार को एक हजार गुना गुणा करें और आपको इस बारे में कुछ अंदाजा है कि आपके गृहनगर में इसी तरह के संकट का सामना करने के लिए आपदा योजना तैयार करना क्यों आवश्यक है।
आप किसी संकट या आपदा की योजना कैसे बना सकते हैं जब वे आम तौर पर अप्रत्याशित रूप से घटित होते हैं? किसी ऐसी चीज़ का अनुमान लगाना कितना आसान है जिसका आपने अनुभव नहीं किया है? ये दो कारण हैं कि किसी संकट की योजना बनाते समय मालिक और प्रबंधक पंगु महसूस कर सकते हैं। कुछ लोगों के लिए यह कल्पना करना भी अजीब लग सकता है कि क्या करना है या कागज पर रखना है, इसलिए इसे दूसरे दिन के लिए टालना आसान है।
आपातकालीन योजना
लेकिन आइए इसे एक अलग तरीके से देखें, संभवतः छोटे टुकड़ों में, ताकि आप संभावनाओं के इर्द-गिर्द अपनी बाहें फैला सकें। सबसे पहले जो काम करना है वह यह है कि यह काम किसी एक व्यक्ति को सौंपा जाए - यह आप या कोई और हो सकता है - और प्रयास का समर्थन करने के लिए एक छोटी टीम बनाएं। एक नेता इसे और अधिक कुशल और प्रभावी प्रक्रिया बना देगा।
तो, संकट की योजना बनाने के लिए आप सबसे पहले क्या कर सकते हैं? एक सूची बनाना। "क्या अगर" की एक साधारण सूची शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। मर्फी के नियम के बारे में सोचें: "अगर कुछ गलत हो सकता है, तो वह होगा।" कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना अजीब लग सकता है, वह सब कुछ लिखें जो आपके व्यवसाय पर लागू हो सकता है - पर्यावरणीय आपदाओं जैसे भूकंप, बाढ़ या तूफान से लेकर उत्पाद की याद तक। इस सूची में कुछ भी शामिल होना चाहिए जो आपके नियमित व्यापार चक्र में बाधा उत्पन्न कर सकता है।
क्या आपको लगता है कि दक्षिण फ्लोरिडा में प्रोसेसर ने 2005 में कई तूफानों की योजना बनाई थी? जब मैं वहां कुछ लोगों से बात करता हूं, तो वे तूफान के नाम भी सीधे नहीं रख सकते हैं या किस चरण में नुकसान हुआ है। मैं शर्त लगा सकता हूं कि दक्षिण फ्लोरिडा की अधिकांश कंपनियों के पास अब एक तूफान-आपदा योजना है जिसमें वैकल्पिक बिजली स्रोत, उत्पाद मोड़ योजना और संचार सूची (ग्राहकों और कंपनी कर्मियों दोनों के लिए) जैसी चीजें शामिल हैं।
व्यापार वसूली योजना
एक बार जब आपके पास "क्या अगर" की सूची हो, तो अपने व्यवसाय की महत्वपूर्ण सेवाओं और कार्यों का विश्लेषण करने के लिए चारों ओर एक नज़र डालें - वे जो दरवाजे खुले रखते हैं। कुछ चीजें जो दिमाग में आती हैं, वे हैं कर्मचारी, नकदी प्रवाह, काम करने के लिए उपकरण, टेलीफोन और कंप्यूटर और सेवा देने वाले ग्राहक। ये महत्वपूर्ण कार्य हैं जो आपदा के बाद जितनी जल्दी हो सके उठने और चलने के लिए महत्वपूर्ण होंगे।
इसके बाद, इस नई सूची को लें और वस्तुओं को तीन या चार प्रमुख श्रेणियों में वर्गीकृत करें, जिनमें "वित्तीय," "संचार," "संचालन," और "लोग" जैसी सभी समानताएं हैं। अब, आप यह देखना शुरू कर सकते हैं कि आपकी योजना कैसी दिखेगी - अधिमानतः बिना किसी चेतावनी के संकट आने से पहले। आप प्रत्येक मुख्य श्रेणी के प्रभारी होने के लिए एक व्यक्ति की पहचान कर सकते हैं और "टीम" को शोध के लिए कुछ समय लेने और संकट के दौरान अपनी श्रेणी को संभालने के लिए एक योजना लिखने के लिए कह सकते हैं।
योजना का पहला चरण आपातकालीन आपदा से संबंधित है। तत्काल आपदा के दौरान किसी संगठन को कैसे संरक्षित किया जाए, इसके लिए यह उपयोगकर्ता की मार्गदर्शिका है। किसी योजना के उपयोगी होने के लिए, किसी रुकावट के आने से पहले इसे बनाया जाना चाहिए। एक योजना का अगला चरण, "वसूली," को धन आने, सेवाओं को चालू रखने और आपदा समाप्त होने के बाद व्यवसाय को आगे बढ़ाने के लिए ग्राहकों की सेवा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। "व्यापार निरंतरता" के अंतिम चरण की योजना पूरी तरह से उस बिंदु पर वापस आने के लिए बनाई जानी चाहिए जहां कंपनी आपदा से पहले प्रदर्शन कर रही थी।
संगठनात्मक योजना
कई क्षेत्रों में जिन्हें अधिक गहन योजना की आवश्यकता होती है, उनमें कर्मचारी, बीमा और वित्तीय रिकॉर्ड जैसी सूचनाओं का भंडारण शामिल है; कंप्यूटर हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और डेटा; और एक भवन स्थल का नक्शा और उपयोगिता विनिर्देश। इस महत्वपूर्ण डेटा को व्यवस्थित करें ताकि मुख्य कार्यालय के नष्ट होने की स्थिति में वैकल्पिक स्थान पर संग्रहीत एक सेट के साथ कई प्रतियां हों।
योजना के और भी व्यापक चरण में जोखिम विश्लेषण और व्यावसायिक प्रभाव विश्लेषण शामिल हैं। ये योजनाएँ विशिष्ट हैं और आपकी कंपनी को अपंग वित्तीय घाटे से बचने के लिए तैयार कर सकती हैं। ऐसी कई वेबसाइटें हैं जिनके पास इस योजना प्रक्रिया के सभी चरणों में मदद करने के लिए मजबूत योजना उपकरण उपलब्ध हैं, लेकिन शुरू करने के लिए निम्नलिखित अच्छी साइटें हैं:
•अमेरिकन रेड क्रॉस के पास www.redcross.org पर व्यवसायों के लिए अच्छी जानकारी है।
•व्यवसाय और गृह सुरक्षा संस्थान अपनी वेबसाइट www.ibhs.org/business_protection पर नियोजन उपकरण प्रदान करता है।
• रोग नियंत्रण और रोकथाम केंद्रों के पास www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/ पर महत्वपूर्ण वेब साइटों की एक विस्तृत सूची है।
•संघीय सरकार के पास www.ready.gov पर तैयारी के लिए एक साइट है।
नियोजन कार्य को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ना और योजना पर काम करने के लिए एक टीम को संगठित करना इसे और अधिक आरामदायक प्रक्रिया बना देगा। अमेरिकन रेड क्रॉस की रिपोर्ट है कि बाढ़, बवंडर या भूकंप जैसी आपदा के बाद 40 प्रतिशत छोटे व्यवसाय फिर से नहीं खुलते हैं। अपने व्यवसाय को नुकसान न होने दें क्योंकि आपके पास योजना बनाने का समय नहीं था।
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